Richtlinien
zur finanziellen Abwicklung von Freizeiten

Vom 8. Januar 1992

(KABl. S. 35)

1.

Vorbereitung

1.1

Die einzelnen Freizeiten sollen in Einnahme und Ausgabe ausgeglichen sein. Um dies zu erreichen, müssen zunächst die Kosten und die Finanzierung ermittelt werden. Die Abwicklung geschieht im Einvernehmen mit der Kassenführerin bzw. dem Kassenführer¹# der zuständigen kirchlichen Kasse.

1.2

Zunächst sind die Aufwendungen zu ermitteln. Hierzu gehören:

1. Kosten einer eventuellen Vorbereitungsfahrt. Sie werden gegebenenfalls anteilmäßig auf die jeweiligen Freizeiten aufgeteilt. Fahrten für eine Freizeit des folgenden Rechnungsjahres²# sind zunächst über „Vorschüsse“ abzurechnen;³#
2. Fahrtkosten der Freizeitteilnehmer;
3. Kosten für Unterkunft und Verpflegung;
4. Kosten, z. B. für gemeinsame Fahrten, Besichtigungen, Besuch kultureller Veranstaltungen; Materialien; Vorbereitungs- und Auswertungstreffen aller Teilnehmer;
5. Vergütung für Leiter bzw. Leiterin und Helfer bzw. Helferin, soweit sie nicht bei einer kirchlichen Körperschaft angestellt und nach ihrer Dienstanweisung mit der Durchführung von Freizeiten beauftragt sind. Werden öffentliche Mittel für Leiter- und Helfervergütung in Anspruch genommen, so ist nach den entsprechenden Richtlinien zu verfahren. Die Leiter bzw. Leiterinnen und Helfer bzw. Helferinnen haben in jedem Falle freie Fahrt, Unterkunft und Verpflegung;
6. gegebenenfalls eine Summe zur Verfügung der Freizeitleitung für besondere Anlässe gegen Abrechnung;
7. gegebenenfalls Fahrtkosten und Honorare für Fachkräfte bzw. Referenten bzw. Referentinnen;
8. gegebenenfalls Kosten für Unfall- und Haftpflichtversicherungen, Auslandsversicherungen.

1.3

Für die Finanzierung stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Teilnehmerbeiträge;
2. Zuschüsse kirchlicher Stellen;
3. Zuschüsse des Bundes, des Landes, der Kreise, der Kommunalgemeinden;
4. Spenden und sonstige Zuwendungen.

Die Teilnehmerbeiträge a) werden vom Leitungsorgan festgesetzt. Es ist darauf zu achten, dass die Zuschüsse zu b) und c) fristgerecht beantragt werden.

2.

Durchführung

2.1

Die Kassenverwaltung hat für jede Freizeitmaßnahme eine besondere Buchungsstelle (Objektnummer) in Einnahme und Ausgabe einzurichten, und zwar jeweils bei der zuständigen Kasse der Kirchengemeinde (Kirchenkasse), des Kirchenkreises (Kreissynodalkasse) etc.

2.2

Der Zahlungsverkehr – und zwar sowohl Einnahmen als auch Ausgaben – ist möglichst bargeldlos und ausschließlich über die Konten der Kirchengemeinde – des Kirchenkreises – vorzunehmen. Eine Abwicklung über private Konten ist unzulässig (§§ 18 und 86 der Verwaltungsordnung.⁴# Werden ausnahmsweise Bareinzahlungen entgegengenommen, ist dem Einzahler bzw. der Einzahlerin eine Quittung nach dem vorgeschriebenen Durchschreibeblock (§ 133 Abs. 2 der Verwaltungsordnung) auszustellen; gegebenenfalls sind Einzahlungslisten zu verwenden, auf denen die Einzahler bzw. die Einzahlerinnen gegenzeichnen.

2.3

Aus den Überweisungsbelegen soll eindeutig zu entnehmen sein, für welche Freizeit die Einzahlung erfolgte, andernfalls ist zur Buchung der Einnahmen der Kasse eine vorläufige Teilnehmerliste und eine Zusammenstellung der beantragten Zuschüsse (gegebenenfalls Kopien der Anträge) vorzulegen.

Werden Teilnehmerbeiträge in unterschiedlicher Höhe festgesetzt (z. B. bei Wahlmöglichkeit zwischen Einbett- und Mehrbettzimmern), so ist dies zu erläutern.

2.4

Für bedürftige Freizeitteilnehmer bzw. Freizeitteilnehmerinnen kann der Teilnehmerbeitrag ganz oder zum Teil aus diakonischen Mitteln bezahlt werden. Die Freizeit selbst darf nicht mit dem Erlass von Teilnehmerbeiträgen belastet werden.

2.5

Familienangehörige der Freizeitleiter bzw. der Freizeitleiterinnen oder der Helfer bzw. Helferinnen dürfen nicht kostenlos an der Freizeit teilnehmen.

2.6

Zur Bestreitung der Kosten kann der Freizeitleitung ein angemessener Barvorschuss ausgehändigt werden; der Vorschuss ist nach Beendigung der Freizeit unverzüglich unter Beifügung der Belege mit der Kasse abzurechnen (Vordruck 1, 1 a, 2, 2 a).

Bei Selbstverpflegung im Inland sollte ein Abrechnungskonto bei einem Geldinstitut am Freizeitort eingerichtet werden, bei Selbstverpflegung im Ausland sollte ausschließlich mit Reiseschecks gearbeitet werden. Nach Beendigung der Freizeit sind die Kosten unverzüglich unter Beifügung der Belege mit der Kasse abzurechnen (Vordruck 1, 1 a, 2, 2 a).

2.7

Technische Geräte und Sportgeräte, die nicht nur für die Freizeiten beschafft werden, dürfen nicht aus den Mitteln der Freizeiten finanziert werden.

3.

Abrechnung

3.1

Der/die für die Abwicklung verantwortliche Leiter bzw. Leiterin fertigt die erforderlichen Verwendungsnachweise an.

3.2

Die Gesamtabrechnung der Freizeit erfolgt durch den Kassenführer⁵# und ist dem Leitungsorgan vorzulegen. Über die Deckung eines Fehlbetrages bzw. die Verwendung eines Überschusses entscheidet das Leitungsorgan.

3.3

Für die Finanzierung stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Teilnehmerbeiträge;
2. Zuschüsse kirchlicher Stellen;
3. Zuschüsse des Bundes, des Landes, der Kreise, der Kommunalgemeinden;
4. Spenden und sonstige Zuwendungen.

Die Teilnehmerbeiträge a) werden vom Leitungsorgan festgesetzt. Es ist darauf zu achten, dass die Zuschüsse zu b) und c) fristgerecht beantragt werden.