§ 70 KOG fasst die bislang dezentral geregelten Verschwiegenheitspflichten für beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitende aus der Kirchenordnung und dem Verfahrensgesetz zusammen und führt sie in einer einheitlichen Norm zusammen. Die Vorschrift gilt ihrem Wortlaut nach nicht nur für Mitglieder kirchlicher Leitungsorgane, sondern für alle beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitenden der kirchlichen Körperschaften im Sinne des § 1 KOG. Für Mitglieder des Kreissynodalvorstandes und der Kirchenleitung ergab sich die Verschwiegenheitspflicht bislang lediglich mittelbar aus ihrer Mitgliedschaft in den Synoden (Artikel 105 a.F. und 141 KO a.F.), während sie für andere Mitarbeitende aus Artikel 69 KO a. F. folgte. Für Pfarrpersonen sowie Kirchenbeamtinnen und -beamte bestehen daneben weiterhin eigenständige Regelungen zur Amtsverschwiegenheit (§ 31 PfDG.EKD¹#, § 24 KBG.EKD²#).

Der persönliche Anwendungsbereich der Vorschrift ist weit gefasst. Neben Mitgliedern kirchlicher Leitungsorgane unterliegen auch alle beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitenden der Verschwiegenheitspflicht. Satz 2 stellt klar, dass auch Gäste und beratend Teilnehmende an Sitzungen und Tagungen kirchlicher Leitungsorgane und ihrer Ausschüsse von der Verschwiegenheitspflicht erfasst sind. Damit wird eine bislang nur durch einen Erst-recht-Schluss begründete Auslegung ausdrücklich normiert. Unter den Begriff der „Ausschüsse“ fallen Fachausschüsse, Tagungsausschüsse, Ständige Synodalausschüsse sowie nicht ständige Ausschüsse.

Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach dem Ausscheiden aus dem Dienst oder Amt fort. Alle Unterlagen sind nach dem Ausscheiden zurückzugeben (§ 25 WiVO³#).

Inhaltlich beschränkt § 70 KOG die Verschwiegenheitspflicht auf Angelegenheiten der Seelsorge sowie auf andere Gegenstände, die ihrem Wesen nach vertraulich oder ausdrücklich als vertraulich bezeichnet worden sind.

Mit der Reform der Kirchenordnung im Jahr 2023 ist die bis dahin geltende strengere Verschwiegenheitsregelung in Artikel 24 KO a.F. wieder gelockert worden. Anlass für diese Gesetzesänderung war die Kritik aus der Praxis, dass die frühere Regelung zu weit gefasst war, weil sie grundsätzlich alle in Ausübung eines Amtes bekannt gewordenen Angelegenheiten erfasste. Die Verschärfung der Verschwiegenheitsregelung durch Artikel 24 KO a. F. im Jahr 2003 hat sich nicht bewährt und wurde daher wieder gelockert⁴#.

§ 70 KOG nennt Angelegenheiten der Seelsorge als Regelbeispiel für vertrauliche Gegenstände. In der Regel zählen Personalangelegenheiten zu ihrem Wesen nach vertraulichen Sachverhalten. Typische Anwendungsfälle sind auch Wahlunterlagen und Beratungen bei Konfliktfällen. In vertraulichen Angelegenheiten erstreckt sich die Verschwiegenheit nicht nur auf die gefassten Beschlüsse, sondern auch auf den Beratungsverlauf, das Abstimmungsverhalten sowie bestehende Differenzen zwischen den Mitgliedern. Wenn ein Gremium sicherstellen möchte, dass über eine Angelegenheit Verschwiegenheit gewahrt wird, kann es die Angelegenheit ausdrücklich als vertraulich bezeichnen. Umgekehrt kann es auch beschließen, ob und in welchem Umfang ein gefasster Beschluss nach außen kommuniziert werden darf. Unzulässig ist hingegen ein genereller Beschluss, mit dem alle gefassten Beschlüsse pauschal von der Verschwiegenheitspflicht ausgenommen werden.

Angelegenheiten, die öffentlich verhandelt werden, unterliegen in der Regel nicht der Verschwiegenheitspflicht, da Sitzungsöffentlichkeit nach § 63 KOG nur dann möglich ist, wenn nicht seelsorgliche oder andere Angelegenheiten, die ihrem Wesen nach vertraulich sind, verhandelt werden.

Im Falle von Personaldebatten in der Kreissynode, die regelmäßig nur auf entsprechenden Antrag und unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden, dürfen an den nichtöffentlichen Beratungen ausschließlich die stimmberechtigten Mitglieder des Gremiums teilnehmen. Zwar unterliegen auch beratend Teilnehmende und Gäste gemäß § 70 KOG der Verschwiegenheitspflicht, hieraus folgt jedoch kein Recht zur Teilnahme an solchen nichtöffentlichen Sitzungen. § 70 KOG begründet insbesondere keine eigenständige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Der Zugang zu den in Personaldebatten regelmäßig betroffenen personenbezogenen, teilweise besonders sensiblen Daten, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen auf die stimmberechtigten Mitglieder zu beschränken. Beratende Mitglieder und Gäste können folglich auch dann von der Teilnahme ausgeschlossen werden, wenn sie nach § 35 Absatz 1 KOG grundsätzlich mit beratender Stimme an den Sitzungen teilnehmen dürfen.

Die Verschwiegenheitspflicht gilt, insbesondere auch im Zusammenhang mit Veröffentlichungen, etwa im Gemeindebrief. So stellt etwa die Mitteilung, dass es im Presbyterium interne Differenzen gibt, eine Mitteilung über eine ihrem Wesen nach vertrauliche Angelegenheit dar und unterliegt der Verschwiegenheitspflicht. Auch allgemein gehaltene Hinweise sind geeignet, Spekulationen auszulösen, Konflikte in die Gemeinde zu tragen und beteiligte Personen zu beeinträchtigen. Veröffentlichungen über interne Differenzen stellen daher regelmäßig einen Bruch der Verschwiegenheitspflicht dar.

Die Amtsverschwiegenheit gilt nicht gegenüber Mitgliedern eines Leitungsgremiums, die an einer Sitzung verhindert waren, und auch nicht gegenüber Aufsichts- und Prüfungsorganen innerhalb der Evangelischen Kirche im Rheinland. Sitzungsniederschriften eines Presbyteriums dürfen ausschließlich den Mitgliedern des Presbyteriums zur Verfügung gestellt werden.

Die Verschwiegenheitspflicht umfasst auch den sorgfältigen organisatorischen und technischen Umgang mit vertraulichen Unterlagen. Protokolle von Presbyteriumssitzungen können in einer Cloud gespeichert werden, sofern das Presbyterium hierüber einen entsprechenden Beschluss gefasst hat. Die Vorsitzenden des Presbyteriums können Protokolle auch in dem Dokumentenmanagmentsystem Infoshare der Firma Kendox, welches nun auch eine elektronische Führung der Protokollbücher ermöglicht, (§ 71 Absatz 6 KOG), speichern. Bei der Übermittlung von Protokollen per E-Mail sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten.

Eine Verletzung der Verschwiegenheit stellt einen Verstoß gegen eine gesetzlich geregelte Pflicht dar. Bei Presbyterinnen oder Presbytern kann dies ein Verfahren nach § 27 KOG nach sich ziehen. § 27 KOG gilt allerdings nur für die Presbyterinnen und Presbyter. Für andere Personengruppen gelten andere, z.B. berufsrechtliche Regelungen.

Unter nachfolgendem Link stehen Muster von Verschwiegenheitserklärungen und Verpflichtungen zum Datenschutz für Presbyterinnen und Presbyter zum Download zur Verfügung:
Link zu:
https://www.ekir.de/inhalt/verschwiegenheitsverpflichtung-und-datenschutz/.